Пробный баланс
Если в Главной книге по дебету была записана какая-либо сумма, то аналогичная сумма должна быть записана по кредиту.
Это означает, что сумма всех дебетовых записей в главной книге должна быть равна сумме всех кредитовых записей.
Чтобы проверить это, бухгалтер периодически составляет пробный баланс. На иллюстрации ниже показан пробный баланс рекламного агентства «Джоан Миллер».
Он был составлен на основе счетов, представленных на иллюстрации ранее .
При выполнении 1-го и 2-го этапов следует помнить, что форма счета в главной книге предполагает наличие двух граф: одной - для дебетовых сальдо и другой - для кредитовых.
Нормальным сальдо (обычным сальдо) счетов, увеличение по которым отражается с помощью дебетовых записей, является дебетовое сальдо.
Для счетов, увеличение по которым отражается по кредиту, нормальным является кредитовое сальдо. В таблице ниже вкратце представлены нормальные сальдо основных категорий счетов.
Согласно этой таблице счет главной книги «Счета к оплате» (обязательство) обычно имеет кредитовое сальдо и переносится в пробный баланс в качестве кредитового сальдо.
Иногда в результате какой-либо операции сальдо счета получается «необычным».
Например, когда на счете компании в банке возникает овердрафт, счет «Денежные средства» (актив) будет иметь кредитовое сальдо вместо положенного дебетового.
«Необычное» сальдо переносится в соответствующую графу пробного баланса таким, какое оно есть: дебетовым или кредитовым.
В компьютеризированных системах бухгалтерского учета разноска осуществляется автоматически, и пробный баланс без труда составляется с требуемой периодичностью.
Все счета с необычным сальдо выделяются для дальнейшего изучения. Некоторые программные пакеты главных книг для малых предприятий перечисляют суммы пробного баланса в одной графе, в которой кредитовые сальдо показываются с минусом.
В таких случаях равенство между дебетовыми и кредитовыми сальдо пробного баланса соблюдается, если итоговая сумма равна нулю.
В пробном балансе проверяется, соблюдается ли равенство кредитовых и дебетовых сумм в главной книге. Соблюдение равенства означает, что при регистрации всех операций были записаны равные суммы по дебету и по кредиту, так что итоговый оборот по дебету равен итоговому обороту по кредиту.
Однако в пробном балансе не проверяется правильность анализа операций и их учета на соответствующих счетах.
Например, в пробном балансе невозможно определить, что дебетовую запись следовало сделать по счету «Оборудование для художественных работ», а не «Офисное оборудование».
Также с помощью пробного баланса невозможно определить, все ли операции были учтены, так как при пропуске операции будут упущены одинаковые суммы по дебету и по кредиту.
Кроме того, если была допущена ошибка на одну и ту же сумму по дебету и по кредиту, то ее невозможно будет обнаружить в пробном балансе.
Единственное, о чем можно с уверенностью судить на основе пробного баланса, соблюдается ли равенство дебетовых и кредитовых сальдо по всем счетам.
Если итоговые суммы в дебетовой и кредитовой колонках пробного баланса не равны, это говорит о том, что возможны следующие ошибки:
(1) вместо записи по дебету была сделана запись по кредиту или наоборот;
(2) неправильно выведено сальдо счета;
(3) при перенесении сальдо счета в пробный баланс была допущена ошибка; или
(4) неправильно найдены итоговые суммы пробного баланса.
При составлении пробного баланса, кроме просто неправильного подсчета итоговой суммы в колонках, встречаются еще два вида ошибок:
(1) запись вместо графы «Дебет» в графу «Кредит» или наоборот;
(2) перестановка двух цифр при переносе суммы в пробный баланс (например, перенос 23 459 как 23 549).
- Первая из этих ошибок приведет к тому, что разность дебетовых и кредитовых сальдо окажется делимой на 2.
- Вторая - приведет к тому, что разность дебетовых и кредитовых сальдо окажется делимой на 9.
Таким образом, если пробный баланс оказывается несбалансированным и правильность операции сложения была проверена, найдите разность, на которую несбалансиро-ван пробный баланс, и разделите ее сначала на 2, а затем на 9.
Если эта сумма делится на 2, найдите в пробном балансе сумму, равную этому частному. Если такое число есть, то, вероятно, сумма была записана не в той графе.
Если сумма делится на 9, просмотрите каждое сальдо счетов главной книги, внимательно проверяя, не была ли допущена ошибка в написании цифр.
Если таким образом не удается найти ошибку, необходимо сначала пересчитать сальдо каждого счета в главной книге.
Если ошибка и после этого не будет найдена, нужно проследить, правильно ли были перенесены записи из журнала в главную книгу.