Предприятия сферы услуг, такие как рекламные агентства и юридические фирмы, оказывают услуги за вознаграждения в форме гонораров или комиссионных.

Торговые предприятия с другой стороны, зарабатывают прибыль, покупая и продавая продукты или товары.

Предприятия оптовой или розничной торговли используют те же основные методы учета, что и предприятия сферы услуг, но приобретение и реализация товаров придают дополнительную сложность процессу их деятельности.

Чтобы заложить основу для рассмотрения вопросов учета в сфере торговли, мы сначала должны определить задачи руководства, связанные с ведением дел торгового предприятия.

Управление Движением Денежных Средств

Торговые предприятия отличаются от предприятий сферы услуг тем, что они располагают товарами, имеющимися в наличии для продажи покупателям, или запасами, и принимают участие в серии операций, называемых операционным циклом, как показано на рисунке 4-1.

Операционный цикл торговых предприятий.

Операции операционного цикла состоят из

(1) приобретения запасов,

(2) продажи запасов за денежные средства или в кредит и

(3) получения денежных средств от продаж.

В случае продажи товаров за денежные средства или продаж за наличный расчет денежные средства получают сразу же.

В случае продажи товаров в долг или в кредит компания должна ждать определенный период времени до момента получения денежных средств.

Некоторые очень маленькие розничные магазины продают большинство товаров за денежные средства и очень немного - в кредит, в то время как в крупных оптовых предприятиях почти все продажи могут осуществляться в кредит.

Тем не менее, в большинстве торговых предприятий распространено сочетание продаж за денежные средства и в кредит.

Независимо от размеров продаж за денежные средства и в кредит, руководители торговых предприятий должны тщательно управлять движением денежных средств или ликвидностью.

Такое управление движением денежных средств включает планирование денежных поступлений и выплат компании. Если компания не в состоянии оплачивать счета, подлежащие оплате, то она может быть вытеснена из бизнеса.

Зачастую закупленные товары должны быть оплачены до их продажи и получения денежных средств от продаж.

Например, если предприятие розничной торговли должно оплатить свои закупки в течение тридцати дней, то ему необходимо иметь денежные средства в наличии или получить займ, если оно не может продать товары и получить за них денежные средства в течение тридцати дней.

Управление Прибыльностью

В дополнение к управлению движением денежных средств руководство должно стремиться реализовывать свои товары по цене, превышающей их стоимость на величину, достаточную для оплаты операционных расходов, таких как заработная плата, электричество, реклама и налоги, и получения средств, обеспечивающих достаточную прибыль.

Управление прибыльностью - это комплексная деятельность, включающая установление соответствующих цен на товары, закупку товаров по выгодным ценам и на выгодных условиях, а также поддержание приемлемого уровня затрат.

Выбор Системы Учета Запасов

Третья задача менеджмента торгового предприятия - выбор системы учета запасов. Существуют две основные системы учета большого количества статей в запасах торгового предприятия.

При системе периодического учета запасов запасы, имеющиеся в наличии, подсчитываются периодически, обычно на конец учетного периода. Подробная документация по фактическим запасам, имеющимся в наличии, в течение учетного периода не ведется.

По системе непрерывного учета запасов постоянно ведется документация по количеству и обычно по стоимости отдельных статей по мере их приобретения и продажи.

Система периодического учета запасов менее дорогостоящая, чем система непрерывного учета запасов, но она предоставляет менеджменту меньше информации о текущем положении запасов.

Учитывая количество и разнообразие статей, содержащихся в запасах большинства предприятий, система непрерывного учета запасов обычно более эффективна для отслеживания количества запасов и обеспечения оптимального обслуживания покупателей.

Менеджмент должен выбрать систему или сочетание систем, которое является лучшим для достижения целей компании.

Контроль Торговых Операций

Основные операции сферы торговли, заключающиеся в покупке и продаже товаров, охватываются счетами активов — «Денежные средства», «Дебиторская задолженность» и «Запасы», которые уязвимы для воровства и хищений.

Одной из причин такой уязвимости является то, что денежные средства и запасы довольно легко украсть.

Другая причина заключается в том, что данные счета активов обычно задействованы в большом количестве операций, таких как поступление денежных средств, поступление средств на счет, оплата закупок, а также оплата и отгрузка запасов, за которыми становится трудно уследить.

Если торговая компания не принимает мер по защите своих активов, то у нее могут быть большие потери денежных средств и запасов.

Поэтому руководство несет ответственность за формирование среды, систем учета и процедур контроля, обеспечивающих сохранность этих активов. Данные системы и процедуры называются структурой внутреннего контроля.