Технология анализа «затраты - эффективность»

Технология построения зависимости «затраты - эффективность» проста и состоит из нескольких шагов.

Шаг 1. Заполнение таблицы исходных данных проектов (табл. 3.1). Такая таблица может формироваться вручную или на основе плана оргтехмероприятий на очередной год.

Обращаем внимание, что не на всех предприятиях есть информация об эффективности затрат. Без этих данных метод не работает.

Таблица 3.1. Таблица исходных данных.

Примечание 1. На практике в таблицу попадают мероприятия с различным сроком, и столбец «Срок» позволяет это контролировать.

Для правильной работы алгоритма по максимизации эффекта необходимо, чтобы проекты начинались одновременно и имели одинаковую продолжительность.

Задача состоит в отборе высокоэффективных проектов без строгой оптимизации, поэтому «суммарный эффект» рассчитывается как сумма суммарного эффекта вышестоящих проектов и эффекта текущего проекта. Аналогично рассчитываются суммарные затраты.

Примечание 2. Для простейшего алгоритма заполнение столбцов «Ответственный», «Срок», «Оценка риска» не является необходимым.

Шаг 2. Заполнение аналитической таблицы. Исходные данные, сформированные по центрам ответственности, переносятся в аналитическую таблицу (табл. 3.2).

Она отличается от таблицы исходных данных наличием столбцов «Эффективность», «Суммарный эффект», «Суммарные затраты».

Технический комментарий: в электронных таблицах (например, Microsoft Excel) формулу для расчета легко задать. Например, «Эффект» находится в столбце с символом D, а «Суммарный эффект» - в столбце с символом J.

Предположим, что необходимо рассчитать суммарный эффект проекта в 5-й строке, тогда формула в ячейке J5 будет иметь вид: « = D5 + J4». Эта формула легко копируется по всем ячейкам столбца J.

Важно сохранять относительную адресацию ячеек (в формуле не должно быть символа «$»).

Таблица 3.2. Рабочая аналитическая таблица.

Шаг 3. Ранжирование. Проекты ранжируются в порядке убывания эффективности.

Технически это легко осуществляется сортировкой таблицы 3.2 по столбцу «Эффективность». Основные электронные таблицы осуществляют эту операцию (в Excel — пункт меню «Данные», «Сортировка...»).

Обращаем внимание, что правильность ранжирования будет зависеть от правильности задания формул для расчета суммарного эффекта и суммарных затрат на шаге 2.

Шаг 4. Построение графика «затраты - эффективность». Строится график «Затраты - эффективность» для визуального анализа (см. рис. 3.1 ).

Шаг 5. Принятие решения. Таблица 3.2 анализируется для принятия решений.

Возможны несколько вариантов принятия решений:

1. Принимается решение о перечне первоочередных мероприятий для дальнейшего просмотра и уточнения. Это мероприятия с наиболее высокой эффективностью, в 2 и более раз превышающей среднюю.
2. Рассматриваются мероприятия с низкой степенью риска. Для этого производится сортировка по возрастанию по столбцам «Оценка риска», далее - по столбцам «Эффективность» по убыванию.
3. Выбираются проекты длительностью менее года. Для этого производится сортировка по столбцам «Срок» по возрастанию, далее - по столбцам «Эффективность» по убыванию.

На рис. 3.2 и в табл. 3.3 приведен пример анализа мероприятий, включаемых в план развития некоторого предприятия.

Решение о реализации мероприятий было принято на пороге отсечения 200%. При совокупных затратах в 4 млн. руб. ожидаемый эффект составлял 21 млн. руб.

Таблица 3.3. Пример таблицы
«Затраты - эффективность».

Рис. 3.2. График «Затраты - эффективность».