Среднее время обработки отчета о расходах

Average Employee Expense Report Turnaround Time

Описание

С точки зрения многих рядовых сотрудников, есть только две функции бухгалтерского учета, которые имеют значение: своевременная обработка зарплатной ведомости и оплата подотчетных ведомостей.

Время обработки отчета о расходах (авансового отчета) имеет решающее значение для сотрудников, которые оплатили расходы компании со своих банковских карт или наличными и нуждаются в возврате средств в короткие сроки.

Финансовый менеджер может использовать этот KPI в качестве эффективного средства для обеспечения быстрой оплаты этих отчетов.

Формула

Вычтите дату поступления отчета о расходах в бухгалтерию из даты выплаты сотруднику. Разделите результат на количество отчетов.

Расчет:

\( \dstl {
\Large \substack {
\text{Дата выплаты сотрудникам} \\ - \\
\text{Дата получения отчета о расходе} }
\over
 \text {Количество отчетов о расходах}
} \)

(Дата выплаты сотрудникам - Дата получения отчета о расходе) /
Количество отчетов о расходах

Пример

Финансовый менеджер компании обеспокоен тем, что работники не получают оплату в течение недель после того, как они представляют отчеты о расходах, что приводит к несвоевременному погашению этой задолженности.

Менеджер собирает данные, которые содержат время обработки отчета о расходах для каждого сотрудника.

Менеджер считает, что средняя задержка в оплате отчетов о расходах составляет 25,6 дня, что выражается путем суммирования всех интервалов в днях из таблицы (128 дней) и деления результата на количество отчетов о расходах в выборке (5).

Меры предосторожности

Существует несколько факторов, влияющих на этот KPI. Во-первых, бухгалтерский отдел может получить отчет о расходах намного позже даты его оформления, если он был отклонен или отложен руководителем.

Это затрудняет определение точной даты, когда бухгалтерский отдел приступил к обработке отчета.

Один из способов избежать этой проблемы - фиксировать дату поступления отчета о расходах в отдел.

Маршрут отчета о расходах также может быть изменен так, чтобы он сначала передавался персоналу, занимающемуся кредиторской задолженности, а затем на контролирующий отдел для утверждения.

Чтобы сотрудники могли своевременно получать свои платежи, требования к срокам оформления должны распространяться на всю бюрократическую цепочку.