Как вы уже знаете, операции можно отражать прямо на счетах. Однако в этом случае трудно идентифицировать индивидуальные операции и находить ошибки, так как дебет записан на одном счете, а кредит - на другом.

Эти проблемы можно решить, регистрируя подряд все операции в хронологическом порядке в журнале. Журнал иногда называют книгой первоначальных проводок, так как здесь операции впервые попадают в учетные записи.

Далее дебетовые и кредитовые части операции могут быть перенесены на соответствующие счета главной книги.

Для регистрации каждой операции используется отдельная журнальная проводка в журнале, а процесс отражения операций называется регистрацией в журнале.

Обычно предприятие имеет несколько видов журналов. Но наиболее простой и приспосабливаемый вид, рассматриваемый здесь, называется главным журналом.

Проводки в главном журнале содержат следующую информацию о каждой операции:

  1. Дата;
  2. Названия дебетуемых счетов и суммы в тех же строках в дебетовой колонке;
  3. Названия кредитуемых счетов и суммы в тех же строках в кредитовой колонке;
  4. Объяснение операции;
  5. Идентификационные номера счетов в случае необходимости;

На иллюстрации ниже мы отразили две операции (см. образцы операций ) рекламного агентства «Джоан Миллер».

Как показано на иллюстрации, процедура регистрации операций в главном журнале имеет следующие этапы:

Главный журнал

  1. Записывается дата с указанием года маленькими цифрами в верхней строке первой колонки, месяц - в следующей строке первой колонки, и день - во второй колонке напротив месяца. В последующих записях на той же странице, если месяц и год не изменяются, то их можно не указывать.
  2. Пишутся точные названия кредитуемых и дебетуемых счетов под заголовком «Описание».
    Название дебетуемого счета пишется ближе к левому краю во второй строке, а название кредитового счета пишется с некоторым отступлением. Объяснение помещают на следующей строке с еще большим отступом.
    Оно должно быть кратким, но достаточным для понимания сущности операции. Запись может включать более одного дебетуемого и/или кредитуемого счета; в таком случае она носит название сложной проводки.
    В сложной проводке все дебетовые счета указываются до указания любых кредитовых счетов. (Операция рекламного агентства «Джоан Миллер» от 6 января является примером сложной проводки; см. иллюстрацию ).
  3. Дебетовые суммы указываются в соответствующих колонках напротив дебетуемого счета, а кредитовые суммы указываются в соответствующих колонках напротив кредитуемого счета.
  4. В момент регистрации операции в графе «Справка о проводке» ничего не указывается. (Эту колонку иногда называют Фолио.)
    В дальнейшем, если компания использует номера счетов для обозначения счетов в главной книге, то указываются эти номера; это дает возможность использовать перекрестные ссылки из главного журнала в главную книгу и показывает, что проводка была перенесена в главную книгу.
    Если счета не пронумерованы, то используется галочка (V).
  5. Обычно после каждой журнальной проводки пропускается одна строка.