Поскольку состояние системы учета оказалось критическим фактором, не позволяющим наладить анализ и управление оборотным капиталом, в реализации был сделан основной упор именно на задачу постановки учета.

В настоящий момент началась реализация приказа, направленного на создание системы сбора оперативной информации о состоянии и движении оборотного капитала в разрезе групп продукции.

Отчеты из цехов и отделов, ответственных за предоставление данных по различным статьям оборотного капитала, поступают в Центр управления финансами.

На первичных документах о движении материальных ресурсов проставляется код продукции, для производства которой они предназначены.

Основные недостатки:

  • неготовность отдела АСУ обрабатывать новые данные;
  • случаи недостаточной координации при исполнении приказа.

Постановка и модификация комплексной системы учета производится по трем направлениям:

  1. внесение изменений в первичные документы и обеспечение возможности их обработки в АСУП;
  2. получение экспертных оценок ответственных за статьи оборотного капитала;
  3. сведёние данных в единую форму.

Внесение модификаций в первичные документы призвано решить две основные задачи:

  • а) добавление отсутствующих данных (например, шифр группы изделий для учета в разрезе изделий);
  • б) создание формы, увеличивающей оперативность (например, списание каждого изделия по отдельному документу, а не заполнение формы для всего планового количества изделий), уменьшающей трудоемкость и т.д.

При этом необходима разработка четких единых правил заполнения документов (например, список шифров групп изделий), обеспечение этих задач персоналом, в первое время необходим тщательный контроль правильности поступающих данных и обучение работников.

Проблема 1: перестройка программной системы для приема и обработки данных в новом формате. Обработка данных вручную из-за их большого объема очень затруднена, а существующий программный комплекс не предназначен для ввода новых видов данных.

Проблема 2: доступность исполнителям требуемых данных. Например, для списания материалов и ПКИ по изделиям необходимо четкое планирование потребности производства в деталях собственного изготовления, материалах, ПКИ и осведомленность об этих планах не только на уровне производственного отдела, но и на уровне цехов.

Получение экспертных оценок ответственных за статьи оборотного капитала позволяет наладить оперативное получение необходимой для учета и анализа оборотного капитала информации быстрее, чем внесение изменений в первичные документы и обеспечение возможности их обработки в АСУП.

Помимо этого, данные, полученные с помощью экспертных оценок ответственных за статьи оборотного капитала, лучше отражают движение реального капитала в отличие от «бумажного» (бухгалтерского или АСУП).

Скажем, реальное движение может происходить в любой день, «бумажное» же — только в рабочий день, документы могут оставаться не полностью оформленными и неучтенными из-за отсутствия какой-то части информации и т.д.

Учет движения по документам точнее, однако всегда есть запаздывание:

  • а) из-за оформления самих документов,
  • б) из-за их ввода и обработки в АСУП.

Такое запаздывание может быть довольно значительным.

Точный, «бумажный» учет необходим, даже если не удается наладить его в соответствии с требованиями оперативности: наличие документально подтвержденных данных сделает затруднительным сознательное искажение менеджерами своих оценок, так как впоследствии их можно будет проверить.

При этом, однако, нельзя требовать точного совпадения экспертных оценок с последующими расчетными данными, как в связи с объективным несовпадением по времени реального и «бумажного» движения капитала (часть потока из-за задержки его документального оформления может попасть в следующий отчетный период), так и в связи с требованиями к оперативности оценок (иначе у менеджеров появится стимул к задержке данных для их уточнения).

В единой форме в динамике представлены все основные статьи оборотного капитала в выбранном для них разрезе. Такая форма позволяет проследить изменение различных статей во взаимосвязи.