Как улучшить управление денежными потоками?

Денежные средства являются главной темой, когда дело доходит до финансового управления растущей компанией.

Задержка между временем, которое вы должны платить своим поставщикам и сотрудникам, и временем, когда вы получаете оплату от своих клиентов, является проблемой, а её решение - управление денежными потоками.

В самом простом случае управление денежным потоком означает сдерживание денежных выплат на как можно более долгий срок, и поощрение любого, кто должен вам деньги, заплатить как можно быстрее.

Измерение денежного потока.

Подготовьте прогноз движения денежных средств на следующий год, следующий квартал и, если вы в шатком положении, на следующую неделю. Точный прогноз денежного потока может предупредить вас о проблемах задолго до того, как они наступят.

Важно понять, что планы движения денежных средств (прогнозные кэш-фло) не являются озарениями будущего. Это продуманные догадки, которые уравновешивают ряд факторов, в том числе историю платежей ваших клиентов, вашу собственную тщательность в определении предстоящих расходов и терпение ваших продавцов.

Следите за тем,

• чтобы предположения о погашении дебиторской задолженности были обоснованными;
• что кредиторская задолженность может быть пролонгирована так же, как это было в прошлом;
• что вы включили в план такие расходы, как капитальные улучшения, процентные платежи по кредитам и выплаты основного долга;
• и что вы учли сезонные колебания продаж.

Начните прогнозирование денежного потока, добавив денежный остаток на начало периода, а также другие денежные средства, которые должны быть получены из различных источников. В процессе вы соберете информацию у продавцов, кредиторов, и вашего финансового отдела.

Во всех случаях вы будете задавать один и тот же вопрос: сколько наличных средств в виде платежей клиентов, процентных поступлений, сборов за обслуживание, частичных сборов безнадежных долгов и других источников мы собираемся получить и когда?

Второй этап составления точных прогнозов движения денежных потоков - это детальное знание сумм и дат предстоящих денежных выплат. Это означает не только знать, когда будет потрачена каждая копейка, но и на что.

Выделяйте отдельную позицию в прогнозе для каждого значительного расхода, включая арендную плату, инвентарь (при покупке за наличные), зарплату и заработную плату, продажи и другие удержанные или подлежащие уплате налоги, выплаченные пособия, оборудование, приобретенное за наличные деньги, профессиональные сборы, коммунальные услуги, канцелярские принадлежности, платежи по долгам, рекламу, обслуживание автотранспортных средств и оборудования, а также денежные дивиденды.

«Владельцу бизнеса сложно готовить прогнозы, но это одна из самых важных вещей, которую можно сделать», - говорит бухгалтер Стив Майер, - «Прогнозы стоят в одном ряду с бизнес-планами и миссией бизнеса. То есть среди тех задач, которые должен решить бизнес, чтобы планировать будущее».

Улучшение дебиторской задолженности.

Если вам заплатили за продажи в тот момент, когда вы их сделали, у вас никогда не возникнет проблемы с денежным потоком. К сожалению, этого не происходит, но вы можете улучшить свой денежный поток, управляя своей дебиторской задолженностью.

Основная идея заключается в том, чтобы повысить скорость, с которой вы превращаете материалы и запасы в продукты, инвентарь в дебиторскую задолженность, а дебиторскую задолженность в наличные деньги. Вот конкретные методы для этого:

• Предоставляйте скидки тем клиентам, которые быстро оплачивают свои счета.
• Попросите клиентов внести депозитные платежи на время выполнения заказов.
• Выполняйте проверку кредитоспособности всех новых клиентов.
• Избавьтесь от устаревшего инвентаря, за который вы можете сразу получить оплату.
• Осуществляйте постоянный контроль за платежами, которые поступают медленно.
• Отслеживайте дебиторскую задолженность, чтобы выявлять и избегать клиентов, которые платят медленно. Политика наложенного платежа (c.o.d.) является альтернативой отказа от ведения бизнеса с клиентами, которые задерживают оплату.

Управление кредиторской задолженностью

Рост продаж на высшем уровне может скрыть множество проблем - иногда слишком хорошо. Когда вы управляете растущей компанией, вы должны внимательно следить за расходами.

Не успокаивайте себя, просто расширяя продажи. В любое время и в любом месте, где вы видите расходы, растущие быстрее, чем продажи, внимательно изучите затраты, чтобы найти возможности для их сокращения или контроля.

Вот еще несколько советов по разумному использованию денежных средств:

• В полной мере используйте условия кредитора. Если платеж должен быть оплачен в течение 30 дней, не платите через 15 дней.
• Погашайте задолженность в последний день. Вы удовлетворите требования поставщиков, сохранив при этом располагаемые денежные средства как можно дольше.
• Общайтесь со своими поставщиками, чтобы они знали ваше финансовое положение. Если вам когда-либо понадобится отложить платеж, вам понадобятся их доверие и понимание.
• Внимательно рассмотрите предложения продавцов о скидках на более ранние платежи. Они могут предоставлять дорогие ссуды, или же они могут предоставить вам возможности для снижения общих затрат. Дьявол кроется в деталях.
• Не всегда фокусируйтесь на самой низкой цене при выборе поставщиков. Иногда более гибкие условия оплаты могут улучшить ваш денежный поток больше, чем цена поставок.

Выживание в условиях дефицита денежных средств

Рано или поздно вы предвидите или окажетесь в ситуации, когда вам не хватает денег для оплаты ваших счетов. Это не значит, что вы неудачник как бизнесмен - вы обычный предприниматель, который не может точно предсказать будущее. И есть обычные, повседневные деловые практики, которые могут помочь вам справиться с недостатком.

Ключом к управлению нехваткой денежных средств является осознание проблемы как можно раньше и как можно точнее. Банки с осторожностью относятся к заемщикам, у которым деньги нужны уже сегодня. Они предпочли бы вас кредитовать перед тем, как вам это понадобится, желательно за несколько месяцев до этого.

Если причина, по которой вы оказались в ловушке, - это то, что вы не смогли спланировать денежные потоки, банкир не сильно будет заинтересован в том, чтобы помочь вам.

Если вы с самого начала предполагаете, что когда-нибудь испытаете недостаток в ликвидности, вы можете организовать кредитную линию в своем банке заранее. Это позволяет занять деньги до заданного временного предела в любое время, когда они вам понадобятся.

Так как гораздо легче брать взаймы, когда вам это не нужно, организация кредитной линии до того, как вы окажетесь без денег, жизненно важна.

Если банкиры не помогут, обратитесь к поставщикам. Эти люди больше заинтересованы в том, чтобы держать вас на плаву, чем банкиры, и они, вероятно, больше знают о вашем бизнесе.

Вы часто можете получить расширенные условия от поставщиков, которые предоставляют значительный, недорогой кредит, просто по просьбе. Это особенно просто, если вы были хорошим клиентом в прошлом и информировали их о своем финансовом положении.

Рассмотрите возможность использования факторинга. Это компании по финансовым услугам, которые могут заплатить вам сегодня за дебиторскую задолженность, которую вы в противном случае не сможете получить в течение недель или месяцев.

Вы получите на 15% меньше, чем в противном случае, так как факторы требуют скидку, но вы избавитесь от хлопот сбора долгов и сможете финансировать текущие операции без заимствований.

Попросите своих лучших клиентов ускорить платежи. Объясните ситуацию и, если необходимо, предложите скидку в размере одного или двух процентов от счета. Вы также должны пойти навстречу своим наихудшим клиентам - тем, чья задолженность превышает 90 дней. Предложите им более крутую скидку, если они платят сегодня.

Вы можете получать наличные деньги, продавая и сдавая в аренду такие активы, как машины, оборудование, компьютеры, телефонные системы и даже офисную мебель. Лизинговые компании готовы к совершению таких сделок.

Это не дешево, однако, вы можете вообще потерять свои активы, если пропустите арендные платежи.

Выберите самые важные счета, которые вы будете оплачивать с осторожностью. Не оплачивайте только самые маленькие счета. Если вы начнёте задерживать заработную плату, то первые неоплаченные сотрудники в скором времени станут бывшими сотрудниками.

После этого заплатите критически важным поставщикам. Уточните у остальных, можете ли вы пропустить платеж или внести частичную оплату.