Внутренний контроль и защита имущества - задача номер один.

Так как наличность - наиболее уязвимое место в бухгалтерском учете в плане хищений и ошибок, то контролю за ней уделяется особое внимание на фирмах любых видов собственности.

Система внутреннего контроля включает в себя меры и действия, направленные на:

  • защиту имущества от воровства и краж;
  • приверженность общей политике компании и соответствие деятельности компании действующему законодательству;
  • оценку деятельности персонала для повышения эффективности операций;
  • достижение аккуратной и точной обработки данных и составление бухгалтерской отчетности.

Защита имущества компании достигается следующими путями:

  • разделением ответственности между служащими;
  • разделением обязанностей между работниками;
  • ротацией служащих внутри компании;
  • использованием механических устройств.

Разделение ответственности между служащими достигается за счет того, что работник, отвечающий за сохранность имущества, и работник, отвечающий за учет этого имущества, - это разные лица, например кладовщик и бухгалтер.

В данном случае для совершения кражи и других противоправных поступков необходим уже сговор нескольких лиц, что гораздо сложнее.

Разделение обязанностей подразумевает, что каждый работник имеет четко очерченный круг обязанностей. При этом довольно легко найти виновного в каком-либо проступке.

Кроме того, работник чувствует свою незаменимость, важность только им выполняемой операции.

Ротация (перемещение) работников внутри компании позволяет значительно снизить вероятность нарушений, так как существует большая вероятность того, что пришедший на смену работник сразу же обнаружит непорядок.

Механические устройства, применяемые для внутреннего контроля, довольно разнообразны. Среди них наиболее часто встречаются чековые перфораторы, системы учета наличности, счетчики времени.

При найме работника компания должна обращать особое внимание на его юридическую подготовленность - это тоже позволяет избежать нарушений.

Необходимо следить за тем, чтобы работник был компетентен и придерживался общей политики компании.

Текущая отчетность

Практически все операции сопровождаются первичными документами. Эти документы являются неотъемлемой частью системы внутреннего контроля. Так, например, когда бухгалтерия учитывает торговую операцию, она должна получить копии четырех документов:

  1. Запроса на покупку - письменного запроса сотрудника компании в отдел закупок на покупку какого-то товара.
  2. Заказа-наряда - документа, высылаемого отделом закупок поставщику и содержащего просьбу отправить какой-то товар на адрес заказчика.
  3. Счета-фактуры - счета, высылаемого поставщиком заказчику для оплаты (часто называемый счетом на сделку).
  4. Акта о приемке-документа, содержащего описание полученного груза и составляемого получателем по его прибытии.

Эти четыре документа служат полномочием для оплаты товара и отражения в бухгалтерии. Должный внутренний контроль может быть достигнут только периодической проверкой соответствия бухгалтерской отчетности первичным документам.

В РСБУ действует похожая система документооборота, заимствованная уже довольно давно из зарубежной практики.

К сожалению, как показывает опыт, даже принятие всех вышеперечисленных мер не дает полной гарантии сохранности имущества. Поэтому помимо всего необходимо страховать имущество от воровства и порчи.

Непосредственный контроль за наличностью

Наличность является наиболее ликвидным активом и поэтому больше всего подвержена кражам.

В бухучете к наличности относятся: монеты, бумажные деньги, банковские векселя, чеки, денежные требования, сберегательные и расчетные счета, депозитные сертификаты, возвращаемые по требованию.

В главной книге счетов обычно используются два счета наличности: «Касса» и «Банк». Сальдо по этим двум счетам комбинируется и отражается в балансе как «Наличность» (cash).

Для защиты наличности работники компании должны:

  • аккуратно вести отчетность по всем операциям, затрагивающим наличность;
  • быть уверены в том, что наличности хватает для своевременного расчета по всем обязательствам компании;
  • избегать наличия на руках избыточной наличности, так как она должна приносить процент;
  • предотвращать кражу и порчу наличности.

Для контроля потребностей в наличности принято вести платежный денежный календарь.

Контроль за поступлениями наличности

Когда производственная компания продает товар, она может получить оплату сразу же или через некоторое время.

При немедленной оплате сумма сделки сразу же отражается в журнале учета наличности, так как присутствие покупателя делает кражу маловероятной.

В конце каждого дня наличность в каждом журнале учета наличности сверяется с компьютерной распечаткой для этого журнала. Если наличность поступает через некоторое время, это обычно происходит в виде чеков. Учет чеков должен производиться по мере их поступления.

Хотя методы защиты наличности довольно разнообразны, существуют четыре основных принципа:

  1. Учет наличности должен производиться по мере поступления.
  2. Вся поступившая наличность должна быть сдана в тот же или на следующий день.
  3. Работник, получающий наличность, не должен заниматься ее учетом в бухгалтерии.
  4. При наличии такой возможности человек, ответственный за получение наличности, не должен заниматься ее распределением.

Подобные принципы соблюдаются и в российском учете, что регламентируется инструкциями по ведению кассовых и банковских операций.

Контроль за выплатами наличности

По аналогии с поступлениями наличности приведем основные принципы контроля за выплатами наличности:

  1. Все выплаты должны осуществляться чеками или из кассы. Для выплат необходимо получить предварительное разрешение или полномочия в виде распоряжения руководства.
  2. Все чеки должны иметь серийный номер, и доступ к ним должен быть ограничен.
  3. Каждый чек обязательно должен подписываться двумя лицами.
  4. Предпочтительно, чтобы работник, уполномоченный оплачивать счета, не имел права подписи чеков.
  5. Необходимо наличие первичных документов, оправдывающих выдачу чеков.
  6. Лицо, уполномоченное подписывать чеки, должно быть уверено, что чек выписывается с должной целью, на правильную сумму и соответствующему получателю.
  7. При оплате обязательств на первичных документах должны быть проставлены дата, номер чека и штамп «Оплачено».
  8. Лица, подписывающие чеки, не должны иметь доступ к чекам и заниматься выверкой счетов.
  9. Выверка банковских счетов должна производиться не реже одного раза в месяц человеком, который не имеет больше никакого отношения к наличным операциям.
  10. Все испорченные чеки должны быть аннулированы, помечены штампом «Аннулировано» и возвращены.

В больших фирмах может (и рекомендуется) применяться система ваучеров. В этой системе контроль осуществляется практически на каждом этапе автоматически, что позволяет хорошо отчитаться при любых проверках.

Метод учета покупок по минимальной цене (за вычетом скидок) помогает избежать потерь.