Разноска операций в Главную книгу
В главном журнале подробно учитываются детали всех операций. В главной книге производится обновление информации о счетах.
Т-счет является простым средством учета операций. На практике требуется несколько более сложная форма счета с целью учета большего объема информации.
Форма счета в главной книге, состоящая из четырех граф для записи денежных сумм, показана на иллюстрации ниже.
Название и номер счета указываются в верхней части формы счета. Дата проведения операции указывается в первых двух колонках точно так, как и в журнале.
Графа «Статья» редко используется для идентификации операций, так как объяснения уже есть в журнале. В графе «Справка о проводке» указывается страница журнала, на которой находится первоначальная проводка об операции.
Сумма проводки заносится в соответствующую графу «Дебет» или «Кредит», а новое сальдо счета подсчитывается в двух последних графах после каждой проводки.
Преимуществом этой формы счета перед Т-счетом является то, что текущее сальдо счета всегда можно легко узнать.
Разноска
После регистрации в журнале операции следует перенести в главную книгу. Процесс переноса журнальной проводки в главную книгу называется разноской.
Разноску обычно делают после того, как было произведено несколько записей, например, в конце каждого дня или реже, в зависимости от количества операций.
При разноске каждая сумма в дебетовой графе журнала переносится в дебетовую графу соответствующего счета в главной книге, а каждая сумма в кредитовой графе журнала переносится в кредитовую графу соответствующего счета в главной книге, как показано на иллюстрации ниже.
Процесс переноса предполагает следующие этапы:
- В главной книге находят дебетуемый счет, указанный в журнальной проводке.
- Проставляют дату совершения операции, а в графе главной книги «Справка о проводке» - номер страницы журнала, из которой перенесена данная проводка.
- В графе счета главной книги «Дебет» пишут дебетовую сумму, отраженную в журнале.
- Подсчитывается сальдо счета и заносится в соответствующую графу.
- В графе «Справка о проводке» указывают номер счета, на который была перенесена сумма.
- Повторяют те же самые пять этапов для кредитовой части журнальной проводки.
Отметим, что 5-й этап является последним в процессе переноса как для дебетовой части проводки, так и для кредитовой.
Запись в графе журнала «Справка о проводке» выполняет связующую роль между журнальной проводкой и счетом в главной книге, кроме того, она удостоверяет, что все этапы переноса записи завершены.
В случае, если бухгалтерам приходится отвлекаться от работы, с ее помощью они без труда находят то место, на котором прервались.