Списание компьютеров в бухгалтерском учете: документы и проводки
Как бухгалтеру оформить списание компьютеров: решение комиссии, акт, проводки по ФСБУ 6/2020, учет запчастей, расходы в налоговом учете и документы об утилизации.
Компьютеры стареют быстрее, чем большинство основных средств. Через три-четыре года системный блок может перестать справляться с обновлениями, ремонт обходится дороже покупки, а на складе копятся машины, которые числятся на балансе, но давно не работают.
Для бухгалтера это не только вопрос порядка. Пока техника не выбыла по документам, она влияет на стоимость активов и вызывает вопросы при инвентаризации.
Правильное списание компьютеров состоит из нескольких шагов, и каждый из них должен быть подтвержден первичными документами.
Когда компьютер пора списывать?
Основания для списания закрепляют в учетной политике и внутренних документах организации. Чаще всего это физический износ и поломка, при которой ремонт экономически нецелесообразен, моральное устаревание, утрата, а также продажа или безвозмездная передача.
Решение о выбытии принимает руководитель на основании оценки состояния имущества. Для этого организация может создать комиссию, состав и полномочия которой закрепляют приказом. В нее обычно входят главный бухгалтер, материально ответственное лицо и специалист, способный оценить техническое состояние оборудования.
Техническое заключение – важная часть пакета документов. Его готовит собственный ИТ-отдел или сервисный центр. В заключении указывают, что именно сломано и почему ремонт невозможен или экономически невыгоден. Такой документ помогает обосновать списание, особенно если компьютер не отработал установленный срок полезного использования.
Многие виды персональных компьютеров относятся ко второй амортизационной группе со сроком полезного использования свыше двух до трех лет включительно. Конкретную группу определяют с учетом кода ОКОФ и назначения оборудования.
Важно! Если компьютер стоил меньше лимита, установленного учетной политикой для признания основных средств, и его стоимость признали расходом сразу (без амортизации), порядок учета отличается от списания основного средства.
Однако выбытие такой техники также необходимо документально оформить, а ее дальнейшую передачу на утилизацию подтвердить соответствующими документами.
Судьбу компьютерной техники после списания могут определить по-разному: разобрать на запчасти, продать, передать или утилизировать. Это решение фиксируют в акте, поскольку от него зависят дальнейшие записи в учете и комплект документов от контрагентов.
Акт о списании и проводки.
Унифицированная форма ОС-4 больше не является обязательной: организации вправе использовать собственные формы первичных документов, если в них присутствуют обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона № 402-ФЗ.
Многие по привычке оставляют ОС-4 – она удобна, поскольку содержит разделы о причинах выбытия, затратах на списание и материалах, оставшихся после разборки. Выбранную форму акта утверждают в установленном организацией порядке.
Проводки при выбытии основного средства по ФСБУ 6/2020 зависят от учетной политики и характера операции. Накопленную амортизацию списывают записью:
Дт 02 Кт 01.
Если у компьютера осталась балансовая стоимость, ее относят на прочие расходы:
Дт 91.2 Кт 01.
Расходы на демонтаж, вывоз и утилизацию отражают, например, записью:
Дт 91.2 Кт 60.
Если после разборки остались пригодные для использования детали – память, диски, блоки питания, – их приходуют с учетом требований ФСБУ 5/2019.
В типовой конфигурации 1С для отражения выбытия основных средств может использоваться субсчет 01.09, однако конкретные счета и аналитика зависят от настроек учета организации.
Акт утверждает руководитель или уполномоченное им лицо, после чего бухгалтерия отражает выбытие в учете, закрывает инвентарную карточку и оформляет снятие техники с учета материально ответственным лицом. Первичные учетные документы хранят в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, но не менее пяти лет после отчетного года.
Налоговый учет и драгоценные металлы.
В налоговом учете недоначисленную амортизацию ликвидируемого основного средства и расходы на его ликвидацию включают во внереализационные расходы по подпункту 8 пункта 1 статьи 265 НК РФ при применении линейного метода начисления амортизации.
При нелинейном методе действуют специальные правила статьи 259.2 НК РФ. Стоимость материалов, полученных при демонтаже или разборке ликвидируемого имущества, признают внереализационным доходом по пункту 13 статьи 250 НК РФ. Поэтому решение о разборке техники стоит принимать с учетом возможных налоговых последствий.
Еще одна тема, которую часто упускают, – драгоценные металлы. В платах, разъемах и процессорах компьютеров могут содержаться золото, серебро и палладий. Сведения о них приводятся в технической документации производителя.
Организации, на которые распространяются требования законодательства об учете драгоценных металлов, должны соблюдать установленный порядок их учета при списании оборудования. При передаче техники специализированной организации важно получить документы, подтверждающие прием оборудования и дальнейшее обращение с содержащимися в нем ценностями. В бюджетных учреждениях к такому учету особенно внимательно относятся проверяющие органы.
Если вместо утилизации исправный компьютер продают, порядок учета меняется: выручку отражают в доходах, а плательщики НДС при наличии объекта налогообложения начисляют налог с реализации. Поэтому решение о продаже или утилизации лучше принимать до оформления выбытия, чтобы правильно определить дальнейший порядок учета и комплект документов.
Утилизация после списания.
После списания компьютерного оборудования необходимо определить его дальнейший статус и порядок обращения с ним. Системные блоки, мониторы и ноутбуки относятся к электронным отходам, однако конкретный код по Федеральному классификационному каталогу отходов (ФККО) и класс опасности зависят от вида и характеристик оборудования.
Для отходов I–IV классов опасности необходимо соблюдать специальные требования законодательства. Передавать их следует организациям, имеющим необходимые разрешительные документы на соответствующие операции с отходами. За нарушение правил обращения с отходами юридическим лицам может грозить административная ответственность по статье 8.2 КоАП РФ, в том числе штраф от 100 до 250 тысяч рублей по части 1 этой статьи.
Для бухгалтерии важен комплект документов от организации, принимающей технику на утилизацию: договор, акт приема-передачи с перечнем оборудования и инвентарными номерами, а также документ, подтверждающий выполнение работ по утилизации или переработке.
Если на дисках хранились персональные данные, необходимо обеспечить их уничтожение в соответствии с требованиями законодательства о персональных данных и получить документальное подтверждение выполненных действий. Эти бумаги закрывают цепочку: компьютер списан, передан и направлен на дальнейшую переработку, а каждая единица оборудования учтена.
Списание компьютеров редко бывает срочной задачей, поэтому его постоянно откладывают. Удобнее проводить его регулярно, например во время ежегодной инвентаризации: комиссия уже сформирована, перечень техники актуален, а утилизатор может забрать всю партию за один выезд.
Такой подход помогает поддерживать достоверность учета, освобождать складские помещения и своевременно оформлять выбытие оборудования.