При измерении хозяйственных операций производится сбор большого количества информации. Для хранения этой информации необходима хорошая система, чтобы работники предприятия могли получать данные о хозяйственных операциях быстро и в удобной форме.

Другими словами, нужна система хранения информации для сортировки и классификации всех операций, которые совершаются в ходе хозяйственной деятельности. Эта система хранения информации состоит из счетов.

Счета - это основные элементы хранения бухгалтерской информации, которые используются для накопления сумм от аналогичных операций.

В системе бухгалтерского учета имеется отдельный счет для каждого актива, каждого обязательства и каждой составляющей собственного капитала акционеров, включая доходы и расходы.

Независимо от того, ведет ли компания учет вручную или с помощью компьютера, у руководства всегда должен быть доступ к счетам, чтобы оно могло изучить финансовое прошлое компании и планировать будущие события.

Небольшой компании достаточно иметь несколько десятков счетов, в то время как многонациональной корпорации приходится вести тысячи счетов.

При ручном способе ведения системы бухгалтерского учета на каждый счет открывают отдельную страницу или карточку. Эти страницы или карточки, объединенные в книгу или папку, называются главной книгой.

В компьютеризированной системе, имеющейся сегодня у большинства компаний, счета ведутся на магнитных лентах или дисках. Однако для удобства бухгалтеры до сих пор называют сборник счетов компании главной книгой.

Чтобы обозначить счета в главной книге и облегчить поиск, обычно бухгалтер их пронумеровывает. Список этих номеров с соответствующими названиями счетов называется планом счетов.

Пример простейшего плана счетов приведен в нижеприведенной иллюстрации.

План счетов малого предприятия.

Номер счета Название счета Описание
Активы
111 Денежные средства Деньги и любое средство обмена, включая монеты, валюту, чеки, почтовые и срочные переводы, и деньги на депозитных счетах банков
112 Векселя к получению Суммы к получению от других в форме простых векселей (расписок об оплате опред. сумм на будущую дату)
113 Счета к получению Суммы к получению от других от продаж в кредит
114 Доходы к получению Суммы от оказания услуг, услуги уже оказаны, но счета еще не выставлены клиентам
115 Запасы Предоплата за расходные, закупленные, но не использов.
116 Офисные принадлежности Предоплата за канцтовары, закупленные но не использов.
117 Аренда авансом Предоплата за аренду авансом, оплачено, но не использов.
118 Страховка, оплаченная авансом Страховые платежи авансом, страховой полис куплен, но еще действует
141 Земля Недвижимость, приобретенная с целью использов. в бизнесе
142 Здания Строения, приобретенные для использования в бизнесе
143 Накопленная амортизация, Здания Сумма периодич. распределения стоимости зданий на расходы
144 Произв. оборудование Производств, оборудование, для использования в бизнесе
145 Накопленная амортизация, Произв. оборудование Сумма периодич. распределения себестоимости производств, оборудования на расходы
146 Офисное оборудование Офисное оборудование, приобр. для использования в бизнесе
147 Накопленная амортизация, Офисное оборудование Сумма периодич. распределения себестоимости офисного оборудования на расходы
Обязательства
211 Векселя к оплате Суммы причитающиеся другим в форме простых векселей
212 Счета к оплате Суммы причитающиеся другим покупки в кредит
213 Авансы полученные Незаработанная выручка полученная авансом за услуги в будущем
214 Заработная плата к выплате Суммы к выплате сотрудникам, невыплаченная зарплата
215 Налоги на прибыль к оплате Задолженность по налогу на прибыль еще не заплаченному
221 Выплаты по ипотеке Суммы к оплате по займам, обеспеченным имуществом и зданиями компании
Собственный капитал акционеров
311 Акционерный капитал Инвестиции акционеров в компанию, за которые они получают акции
312 Нераспределенная прибыль Требования акционеров на активы компании, возникшие от прибыльной деятельности
313 Дивиденды Распределение активов (обычно наличные), уменьшающее нераспределенную прибыль
314 Свод прибылей Временный счет, используемый в конце отчетного периода для суммирования доходов и расходов за период
Доходы
411 Доход от рекламы Доход от выполнения рекламных услуг
412 Выручка от продаж Доходы от продаж основного вида услуг или товаров
Расходы
511 Заработная плата Суммы, заработанные сотрудниками
512 Расход на электроэнергию Суммы за использ. электричество
513 Расходы на телефон Суммы за использование телефона
514 Расходы по аренде Суммы за аренду недвижимости и зданий, использ. в бизнесе
515 Расходы по страхованию Суммы по страховым полисам
516 Расходные материалы Расходы на произв. материалы
517 Офисные принадлежности Расходы на канцтовары
518 Амортизация, Здания Распределение себестоимости зданий на расходы
519 Амортизация, Произв. оборудование Распределение себестоимости оборудования на расходы
520 Амортизация, Офисное оборудование Распределение себестоимости оборудования на расходы
521 Расходы по процентам Проценты по займам и долгам

Отметим, что первая цифра номера счета обозначает принадлежность этого счета к одному из основных разделов финансовой отчетности.

Счет, номер которого начинается с цифры 1, используется для учета активов, с цифры 2 - для учета обязательств и т.д. Вторая и третья цифры обозначают номер индивидуального счета.

Обратите внимание на пропуски в последовательности номеров. Эти пропуски позволяют бухгалтеру увеличивать количество счетов.

Счета, представленные в иллюстрации, будут использоваться в последующих разделах в примере о рекламном агентстве «Джоан Миллер».

В наше время большинство предприятий, даже очень небольшие, используют компьютеризированную систему бухгалтерского учета.

В малых компаниях эти системы, называемые пакетами главной книги, работают на персональных компьютерах. Исходным пунктом в таких системах является план счетов, отражающий деятельность, которой занимается компания.

Каждая компания разрабатывает план счетов для своих потребностей. Планы счетов разных компаний почти никогда в точности не совпадают. Небольшая компания может обойтись простым планом счетов, таким как на иллюстрации .

В плане счетов крупного, сложного предприятия, такого как компания «Боинг», номера счетов будут состоять из двенадцати и более цифр, а план счетов будет включать тысячи счетов.