Определение внутреннего контроля
В общепринятое определение внутреннего контроля включается совокупность политики и процедур, которые используются руководством для обеспечения сохранности активов предприятия и уверенности в точности и достоверности бухгалтерских данных.
Внутренний контроль также включает в себя анализ производительности и строгого соблюдения политики руководства.
Другими словами, руководство стремится не только обеспечить сохранность активов и иметь достоверную документацию, но и поддерживать эффективную деятельность при условии выполнения политики компании.
С этой целью оно устанавливает структуру внутреннего контроля, которая состоит из трех элементов: средств и методов контроля, системы бухгалтерского учета и процедур контроля.
Средства и методы контроля создаются общим отношением, компетентностью и действиями руководства.
Они включают философию и стиль руководства, организационную структуру, способы предоставления управленческих полномочий и ответственности, кадровую политику и практику.
Работники должны быть квалифицированы для выполнения своих обязанностей, то есть обучены и информированы.
Например, управляющий магазина розничной торговли должен обучить работников действовать согласно установленным процедурам по проведению продаж за денежные средства, продаж по кредитной карточке, возврату товаров и возмещению денежных средств.
Очевидно, что система бухгалтерского учета, независимо от того, насколько основательно она разработана, хороша лишь настолько, насколько хорошо управляются с ней люди.
Средства и методы контроля также включает регулярные проверки, которые выявляют, действуют ли работники в соответствии с предписанными процедурами.
Например, большие компании часто имеют в своем штате внутренних аудиторов, которые проверяют систему внутреннего контроля компании, чтобы убедиться, что она функционирует эффективно, а работники следуют предписанным процедурам. В небольших предприятиях владельцы и руководители должны самостоятельно проводить такие проверки.
Система бухгалтерского учета состоит из всех методов и документов, установленных руководством для определения, сбора, анализа, классификации данных, регистрации и представлении отчетности о хозяйственных операциях компании, а также обеспечения уверенности в том, что цели внутреннего контроля соблюдаются.
И, наконец, руководство использует процедуры контроля для обеспечения сохранности активов компании и уверенности в надежности бухгалтерской документации. Эти процедуры контроля включают следующее:
- Разрешение. Все операции и деятельность должны быть соответствующим образом одобрены руководством.
Например, в магазине розничной торговли некоторые хозяйственные операции, такие как обычные продажи за денежные средства, одобряются в обычном порядке, другие же, такие как возврат денег, могут потребовать одобрения руководства. - Отражение в учете хозяйственных операций. Для упрощения процесса подготовки финансовой отчетности и установления отчетности по активам все хозяйственные операции должны быть учтены.
Например, в магазине розничной торговли кассовый аппарат фиксирует продажи, возвраты денежных средств и другие хозяйственные операции на бумажной ленте или компьютерном диске, чтобы кассир нес ответственность за полученные наличные средства и проданные в его или ее смену товары. - Документы и учетные записи. Разработка и использование соответствующих документов помогает обеспечить надлежащую регистрацию хозяйственных операций в учете.
Например, чтобы удостовериться в том, что все хозяйственные операции записаны, счета-фактуры и другие документы должны быть пронумерованы и все номера учтены. - Ограничение доступа. Доступ к активам должен осуществляться только по разрешению руководства.
Например, магазины розничной торговли должны использовать кассовые аппараты, и только кассир, ответственный за денежные средства в кассовом аппарате, должен иметь к нему доступ.
Другие сотрудники не должны открывать ящик кассового аппарата, если не присутствует кассир. Точно так же только уполномоченные сотрудники должны иметь доступ на склады и в кладовые.
Также должен контролироваться доступ к бухгалтерским документам и к компьютерам компании. - Периодические независимые проверки. Проверкой соответствия бухгалтерских записей и активов должны заниматься независимые работники, а не сотрудники, несущие ответственность за записи и активы.
Например, в конце каждой смены или дня владелец или управляющий магазина должен посчитать деньги в ящиках кассового аппарата и сравнить сумму с записями на бумажной ленте или компьютерном диске кассового аппарата.
Другими примерами независимых проверок являются ежемесячная банковская выверка и периодическая инвентаризационная проверка запасов. - Разделение обязанностей. Организационный план должен разделять функциональные обязанности. В рамках одного отдела одному человеку не следует быть ответственным и за разрешение проведения хозяйственных операций, и за деятельность отдела, управление активами, ведение бухгалтерских записей по активам.
Например, в магазине аудиотехники каждый работник должен проводить только одну часть операции. Работник отдела продаж принимает заказ и выписывает счет-фактуру.
Кассир получает денежные средства от покупателя или плату по кредитной карточке и выдает кассовый чек. Только после того, как покупатель предоставит оплаченный чек, другой работник получит товар со склада и передаст его покупателю.
Потом сотрудник отдела бухгалтерского учета производит записи по продажам в соответствии с бумажной лентой кассового аппарата, сравнивая их со счетами-фактурами и обновляя данные по запасам в документах.
Разделение обязанностей означает, что ошибка или намеренная фальсификация не могут произойти, не будучи замеченными хотя бы одним человеком. - Установленные процедуры работы с персоналом. Необходимо следовать установленному порядку при управлении работниками, которые выполняют свои обязанности в каждом отделе.
На практике используются наблюдение, ротацию основных сотрудников, настойчивое требование, чтобы работники брали отпуска и установление материальной ответственности лиц, работающих с деньгами или запасами.
Установление материальной ответственности - это процесс тщательной проверки данных о сотрудниках и защита компании от хищений с их стороны. Установление материальной ответственности не гарантирует предупреждение хищений, но оно предотвращает или уменьшает экономические потери, если происходят кражи.
Благоразумные процедуры в работе с персоналом помогают быть уверенными в том, что работники знают свою работу, что они честны и им будет сложно осуществлять и скрывать хищения в течение длительного периода времени.
Не существует системы внутреннего контроля без недостатков. Пока процедуры контроля выполняются людьми, система внутреннего контроля уязвима из-за человеческих ошибок.
Ошибки могут возникнуть из-за непонимания, ошибок в суждениях, небрежности, невнимательности или усталости. Разделение обязанностей не поможет, если сговорятся работники, которые втайне согласны обмануть компанию.
Установленные процедуры также могут быть неэффективными против ошибок работников или их нечестности или методы контроля, которые сначала были эффективными, перестают быть таковыми в связи с изменением обстоятельств.
В некоторых случаях затраты на создание и поддержание детально разработанной системы могут превысить ее выгоды. В небольших предприятиях, например, активное участие самого владельца может заменить разделение некоторых обязанностей.