Торговые операции
Торговые операции могут быть разделены на две основные категории: операции по продажам и операции по закупкам.
Способы учета таких операций слегка отличаются друг от друга при системах периодического и непрерывного учета запасов.
Прежде, чем рассматривать эти операции, необходимо представить некоторые термины, связанные с продажей товаров.
Когда товары продают в кредит, обе стороны должны знать о сумме и сроках оплаты, а также о других условиях покупки, например, кто оплачивает доставку или стоимость перевозки и каковы гарантии или права на возврат товара.
Торговые предприятия указывают цены на свои товары по-разному. Многие из них приводят цены, по которым, как они ожидают, товары будут проданы.
Другие же, особенно производители и оптовики, предоставляют прейскурант или каталог и приводят цены со скидкой, выраженной в процентах (обычно 30 процентов или более), от цен, указанных в прейскуранте или каталоге.
Такие сидки называются торговыми скидками.
Например, если цена какого-либо товара была 1 000, а торговая скидка на него - 40 процентов, или 400, то торговое предприятие учтет продажу по цене 600, а покупатель запишет закупку по цене 600.
Если торговое предприятие захочет изменить продажную цену товара, то торговая скидка может быть повышена или понижена. Иногда торговые скидки могут различаться в зависимости от объема закупок.
Прейскурант и соответствующие им торговые скидки используются только для вычисления согласованной цены; они не появляются в учетной документации.
Условия продажи обычно указаны в счет-фактуре по продаже, и таким образом составляют часть договора купли-продажи. Стандартные условия отличаются в разных отраслях.
В некоторых отраслях оплата должна производиться в течение короткого периода, например, в течение 10 или 30 дней.
В этих случаях счет-фактура помечается «н/10» или «н/30» (читается «нетто десять» или «нетто тридцать»), что означает, что сумма, указанная в счет-фактуре, должна быть уплачена через 10 либо через 30 дней после даты счета-фактуры.
Если же счет-фактура должна быть оплачена через 10 дней после окончания месяца, то она помечается «н/10 к. м.».
В некоторых отраслях распространены скидки за досрочную оплату. Такие скидки, называемые скидками при продаже, предназначены для повышения ликвидности предприятия-продавца путем снижения объема денежных средств, «замороженных» в дебиторской задолженности.
На счет-фактуре, предлагающей скидку при продаже, может быть указано "2/10, н/30", что означает, что покупатель может либо оплатить счет в течение 10 дней с даты счета-фактуры и получить 2% скидку с цены, которая не включает стоимость перевозки, либо может ждать 30 дней и затем заплатить полную стоимость счета.
Покупателю почти всегда выгоднее воспользоваться скидкой, потому что сэкономленные за период в 20 дней 2 процента (с 11-го дня до 30-го дня) представляют собой эффективную годовую ставку 36 процентов (360 дней - 20 дней * 2% = 36%).
Большинству компаний выгоднее взять деньги в долг для того, чтобы воспользоваться скидкой.
Практика предоставления скидок при продаже уменьшается, потому что это дорого обходится продавцам и, с точки зрения покупателей, сумма скидки невелика по сравнению с ценой покупки. Учет скидок при продаже рассматривается в дополнительном разделе в конце данной главы.
В некоторых отраслях принято, что продавец оплачивает стоимость транспортировки и устанавливает цену, включающую эти затраты. В других отраслях обычно покупатель оплачивает транспортные расходы по доставке товара.
Специальными условиями оговаривается, кем оплачиваются транспортные расходы: продавцом или покупателем.
Так, условия ФОБ-пункт отгрузки означают, что поставщик помещает товар «free on board - свободен на борту» в пункте происхождения, а покупатель -оплачивает стоимость перевозки. В этом же пункте право собственности на товар переходит к покупателю.
Например, если в договоре купли-продажи на покупку автомобиля значится «ФОБ-завод», то покупатель должен оплатить перевозку от того пункта, где автомобиль был произведен, до места своего расположения, и к покупателю переходит право собственности на машину с того момента, когда она покидает завод.
ФОБ-пункт назначения означает, что поставщик оплачивает транспортные расходы до места, куда поставлены товары.
Право собственности при этом остается у поставщика до тех пор, пока товар не достигнет своего места назначения и обычно сумма транспортных расходов предварительно оплачивается поставщиком, поэтому покупатель не производит никаких бухгалтерских проводок на стоимость транспортировки.
Последствия этих особых условий перевозки обобщены ниже:
| Условие перевозки | Где переходит право собственности | Кто оплачивает транспортные расходы |
|---|---|---|
| ФОБ-пункт отгрузки | В пункте происхождения | Покупатель |
| ФОБ-пункт назначения | В пункте назначения | Продавец |
Операции, связанные с закупкой товаров
Основное отличие между системами непрерывного и периодического учета запасов состоит в том, что при системе непрерывного учета счет «Запасы» постоянно меняете потому что закупки, продажи и другие операции с запасами отражаются на этом счете по мере того, как они совершаются.
Закупки увеличивают счет «Запасы», а возврат купленных товаров уменьшает его.
По мере того как производятся продажи товара, себестоимость этих товаров переносится со счета «Запасы» на счет «Себестоимость проданных товаров».
При системе периодического учета запасов счет «Запасы» остается на начальном уровне до учета физической инвентаризации в конце периода. Для накапливания закупок товаров в течение учетного периода используют счет «Закупки», а счет «Возврат закупок и скидки» используется для накапливания возврата закупок и скидок по закупкам.
Для иллюстрации этих различий ниже приведены операции закупок, совершенные корпорацией «Фенвик Фейшин». Различия между двумя системам» выделены жирным шрифтом.
Закупка товаров в кредит
Окт. 3 - Приобретены в кредит товары компании «Нибок», счет-фактура датирована 1 октября, условия н/10, ФОБ-пункт отгрузки, сумма 4 890.
При системе периодического учета запасов счет «Закупки» является временным счетом.
Единственная его задача - это накопление общей себестоимости товаров, купленных для перепродажи, в течение учетного периода. (Покупки других активов, таких как оборудование, должны быть отражены на соответствующих счетах активов, но не на счете «Закупки».) Счет «Закупки» не показывает, проданы ли товары или они еще имеются в наличии.
При системе непрерывного учета счет «Закупки» не нужен, так как закупки отражаются напрямую на счете «Запасы».
Транспортные расходы при закупках
Окт. 4 - Получен счет от компании «Трансфер Фреит» на стоимость транспортировки по отгрузке 3 октября, счет-фактура датирована 1 октября, условия н/10, сумма 160.
В данном примере, несмотря на то, что перевозившая компания выставляет отдельные счета на стоимость транспортировки, она является частью затрат на приобретение товаров и должна быть включена в счет «Закупки» или «Запасы».
Тем не менее, так как большинство партий товаров состоит из множества разных статей, обычно непрактично определять точную стоимость перевозки каждой единицы товара.
В итоге расходы по транспортировке купленных товаров обычно накапливаются на счете «Перевозка купленных товаров» как при системе периодического учета, так и непрерывного.
В некоторых случаях продавец оплачивает затраты по перевозке и выставляет их покупателю отдельным пунктом в счете-фактуре.
В этих случаях составляются такие же проводки, как и на 3 октября в примере, приведенном выше; кроме того, дополнительно дебетуется счет «Перевозка купленных товаров» на сумму затрат по перевозке, и счет «Счета к оплате» увеличивается на ту же сумму.
Возврат закупок и скидки.
Окт. 6 - Возвращены товары, полученные в кредит от «Нибок» 3 октября, на сумму 480.
Если продавец посылает бракованный товар или товар не удовлетворяет покупателя по каким-то другим причинам, то покупателю может быть разрешено вернуть такой товар, и денежные средства возвращаются или кредитуется его счет; или покупателю может быть предоставлена скидка с продажной цены товара.
При системе периодического учета запасов сумма возврата или скидки заносится на счет «Возврат закупок и скидки». Этот счет является контра-счетом к счету закупок.
Обычно он имеет кредитовое сальдо и вычитается из закупок в отчете о прибылях и убытках. При системе непрерывного учета запасов возвращенные товары убираются из счета «Запасы».
Оплата по счетам
Окт. 10 - Полностью выплачена сумма задолженности компании «Нибок» за покупку, совершенную 3 октября, часть которой была возвращена 6 октября.
Платежи по купленным товарам одинаковы при обеих системах.
Операции, связанные с продажами товаров
Основная разница в учете операций, связанных с продажами при системах непрерывного и периодического учета относится к счету «Себестоимость проданных товаров».
При системе непрерывного учета в момент продажи себестоимость товаров переносится со счета «Запасы» на счет «Себестоимость проданных товаров».
В случае возврата она переносится обратно со счета «Себестоимость проданных товаров» на счет «Запасы». При системе периодического учета запасов счет «Себестоимость проданных товаров» не используется, потому что счет «Запасы» не обновляется до конца учетного периода.
Для иллюстрации этих различий ниже приведены операции, связанные с продажами, совершенные корпорацией «Фенвик Фейшин».
Различия между двумя системами выделены жирным шрифтом.
Продажи товаров в кредит.
Окт. 7 - Проданы товары в кредит компании «Гонзалес Дистрибьюторе», условия н/30, ФОБ-пункт назначения, сумма 1 200; себестоимость товаров 720.
Продажи товаров ведутся одинаково при обеих системах учета запасов, за исключением того, что при системе непрерывного учета запасов счет «Себестоимость проданных товаров» обновляется переносами сумм со счета «Запасы».
При продажах за денежные средства дебетуется счет «Денежные средства», а не «Счета к получению» на сумму продажи.
Оплата затрат по доставке.
Окт. 8 - Оплата затрат на транспортировку по продажам от 7 октября на сумму 78.
Продавцы часто берут на себя доставку или затраты по перевозке, считая, что это будет способствовать продажам их товаров.
Эти затраты накапливаются на счете, называемом «Расходы по доставке» или «Перевозка проданных товаров», и отражаются в качестве расходов по продажам в отчете о прибылях и убытках.
Возврат проданных товаров.
Окт. 9 - Товары, проданные 7 октября, были приняты от компании «Гонзалес Дистрибьюторе» и возвращены в запасы, сумма 300; себестоимость товаров 180.
Так как возврат закупок и скидки покупателям на некачественные или неудовлетворительные товары часто являются показателем неудовлетворенности клиентов, эти суммы накапливаются при обоих методах на счете «Возврат продаж и скидки».
Этот счет является контра-счетом с дебетовым сальдо и вычитается из продаж в отчете о прибылях и убытках.
Более того, при системе непрерывного учета себестоимость товаров должна быть перенесена со счета «Себестоимость проданных товаров» на счет «Запасы».
Если скидки делаются вместо приема товара назад, или в случае, если товары не могут быть возвращены в запасы и перепроданы, то такой перенос не производится.
Поступления по счетам.
Нояб. 5 - Полностью получена оплата от «Гонзалес Дистрибьюторе» на продажу товаров 7 октября, за вычетом возврата 9 октября.
Поступления по счетам учитываются одинаково при обеих системах.
В себестоимость включена перевозка закупленных товаров.
Влияние Системы непрерывного учета запасов на Отчет о прибылях и убытках
Отчет о прибылях и убытках торгового предприятия, приведенный на илл. 4-1 , использует систему периодического учета запасов.
Это можно определить по наличию расчетов чистой себестоимости закупок и данных по запасам на начало и конец периода.
При системе непрерывного учета запасов эти статьи заменяются счетом «Себестоимость проданных товаров».
Валовая прибыль «Фенвик Фейшин» была бы представлена, как показано на илл. 4-2 . В данном примере перевозка закупленных товаров включена в себестоимость проданных товаров.
Теоретически перевозка закупленных товаров должна быть распределена между запасами на конец и себестоимостью проданных товаров, но большинство компаний не раскрывают эту сумму в отчете о прибылях и убытках, потому что она относительна мала.
Потери Запасов
Многие компании несут потери запасов вследствие порчи, магазинных краж и мелких хищений со стороны своих работников.
Когда такие потери имеют место, то система периодического учета запасов не предоставляет никаких средств для их отслеживания, так как эти затраты автоматически включаются в себестоимость проданных товаров.
Например, предположим, что компания понесла потери в размере 1 250 вследствие хищения товаров в течение учетного периода. При проведении инвентаризации, эти товары будут отсутствовать на складе и останутся неподсчи-танными.
Так как они не будут включены в запасы на конец периода, то и сумма, вычтенная из себестоимости товаров, имеющихся в наличии для продажи, будет меньше, чем если бы эти товары были в наличии.
Таким образом, себестоимость проданных товаров завышена на 1 250. Таким образом, себестоимость проданных товаров увеличивается на сумму потерянных запасов.
Применение системы непрерывного учета запасов позволяет легче обнаружить такие потери.
Так как счет «Запасы» постоянно обновляется при продажах, закупках и возврате товаров, потери выявятся в разнице между записями о запасах и данными фактической инвентаризации, проведенной на конец учетного периода.
Как только будут обнаружены потери, необходимо скорректировать запасы на конец периода кредитованием счета «Запасы».
Корреспондирующая проводка выполняется обычно по дебету счета «Себестоимость проданных товаров», так как потери рассматриваются как затраты, снижающие валовую прибыль компании.
Торговая компания может понести значительные потери денежных средств и запасов, если не предпримет какие-либо шаги, чтобы защитить свои активы. Наилучшим способом будет внедрение и поддерживание системы внутреннего контроля.
Деловая практика
В некоторых отраслях высокий процент возврата продаж является принятой деловой практикой.
Издательство «Харпер Коллинз» издаст и отгрузит больше экземпляров бестселлера, чем предполагается продать, потому что для того, чтобы добиться внимания потенциальных покупателей, необходимо, чтобы эти книги были распространены в разных торговых точках: книжных магазинах, универмагах и магазинах скидок.
В результате возврат непроданных книг может достичь 30-50 % от отгруженных.
Такой же принцип продаж применяется при продаже журналов в киосках, например, журнала «Фортуна», и популярных звукозаписей таких компаний, как «Вёрджин».
В каждом из этих случаев руководство тщательно рассматривает счет «Возврат продаж» на предмет уменьшения возвратов и повышения прибыльности.