Каждое торговое предприятие нуждается в полезной и надежной системе для определения, как количества, так и стоимости имеющихся в наличии товаров.

К двум основным системам количественного учета запасов относятся система периодического учета запасов и система непрерывного учета запасов.

При системе периодического учета запасов имеющиеся в наличии запасы подсчитывают периодически, обычно в конце учетного периода. В течение периода подробный учет фактически имеющихся в наличии запасов не ведется.

Себестоимость проданных товаров при системе периодического учета запасов определяется в соответствии с форматом, которому следовала корпорация «Фенвик Фейшин» в илл. 4-1 и рис. 4-3 . В простейшем случае стоимость закупленных запасов накапливается на счете «Закупки».

Для получения себестоимости проданных товаров в конце учетного периода стоимость физических запасов, основанная на фактическом подсчете, вычитается из себестоимости товаров, имеющихся в наличии для продажи.

В конце учетного периода делаются проводки, чтобы убрать запасы на начало периода (запасы на конец предыдущего периода) и добавить запасы на конец текущего периода.

Это единственные проводки, которые будут сделаны на счете «Запасы» за весь период. Следовательно, количество имеющихся в наличии запасов является точным только на дату баланса.

Как только совершаются закупки или продажи, это количество становится показателем прошлого периода и остается таковым до введения новой суммы запасов на конец следующего учетного периода.

Многие розничные и оптовые предприятия используют систему периодического учета запасов, потому что она не требует большого объема работы служащих.

Если предприятие относительно небольшое, то его руководство может вести контроль над запасами путем обычного наблюдения или использования автономной системы карточек или компьютерного учета.

С другой стороны, для более крупных предприятий недостаток подробной документации может быть причиной неэффективности, которая приводит либо к упущенным продажам, либо к высоким операционным затратам.

Во многих странах мира, особенно в Австралии, Франции, Германии, Японии и Соединенных Штатах, использование системы непрерывного учета получает все большее распространение, поскольку увеличивается доступ к компьютерам не только у крупных, но и у небольших предприятий.

Система непрерывного учета запасов

По системе непрерывного учета запасов ведется документация по количеству и, как правило, по стоимости каждой отдельной единицы запасов по мере их приобретения или продажи.

Детальная информация, которой располагает руководство компании при системе непрерывного учета запасов, позволяет отвечать на запросы покупателей о наличии продукции, более эффективно заказывать запасы и таким образом избегать недостатка товара на складе и контролировать финансовые затраты, связанные с инвестициями в запасы.

При системе непрерывного учета запасов стоимость каждой единицы запасов учитывается на счете «Запасы» при приобретении.

При продаже товаров их стоимость переносится со счета «Запасы» на счет «Себестоимость проданных товаров».

Таким образом, в любой момент времени сальдо по счету «Запасы» равно себестоимости товаров, имеющихся в наличии, а сальдо по счету «Себестоимость проданных товаров» равно себестоимости проданных покупателям товаров. При системе непрерывного учета счет «Закупки» не пользуется.

Обычно система периодического учета запасов используется компаниями, продающими большие объемы недорогих товаров, из-за трудности и дороговизны учета закупки и продажи каждой единицы товара.

К таким компаниям можно отнести аптеки, магазины по продаже автомобильных запчастей, универмаги, магазины уцененных товаров и компании по продаже зерна.

И наоборот, компании, продающие дорогостоящие товары (приборы, автомобили), склоняются к применению системы непрерывного учета запасов.

Это различие между высокой и низкой стоимостью единицы товара для учета запасов существенно сгладилось в последние годы из-за широкого использования компьютеров.

Хотя система периодического учета запасов все еще широко распространена, использование системы непрерывного учета запасов значительно увеличилось.

Проведение инвентаризации

Фактический подсчет всех товаров, имеющихся в наличии, называется проведением инвентаризации.

Это может быть трудной задачей, так как легко пропустить какой-либо товар или посчитать его дважды. Инвентаризация должна проводиться как при системе периодического, так и непрерывного учета запасов.

Запасы включают все товары, пригодные для продажи, которыми владеет предприятие, независимо от того, где они находятся - на полках, в кладовых, на складах или в грузовых машинах, движущихся со складов в магазины.

Товары, находящиеся в процессе доставки от поставщиков, включаются в запасы, если право собственности на них уже перешло к купившему их торговому предприятию.

В запасы на конец периода не входят уже проданные, но еще не доставленные покупателям товары, а также товары, которые не могут быть проданы из-за повреждений или устаревания.

Однако если поврежденные или устаревшие товары могут быть проданы по сниженным ценам, то их также следует включить в запасы на конец периода по их сниженным ценам.

Фактический подсчет обычно проводится после окончания рабочего дня в последний день учетного года. Чтобы облегчить такой подсчет, многие компании заканчивают свой учетный год в периоды минимальных продаж, когда уровень запасов относительно низок.

Магазины розничной торговли, например, обычно заканчивают свой учетный год в январе или феврале.

По окончании рабочего дня вечером или в выходные дни служащие подсчитывают и записывают все товары в пронумерованные инвентаризационные ведомости, следуя надлежащим процедурам для того, чтобы не ничего не пропустить.

Иногда магазин закрывается на весь день или на часть дня для проведения инвентаризации. Использование штрих кодов для подсчета запасов с помощью электроники значительно облегчило проведение инвентаризации во многих компаниях.

Технология на практике

Многие продуктовые магазины, обычно использовавшие систему периодического учета запасов, сейчас применяют штрих-кодовую систему.

Электронная маркировка на каждом продукте, называемая штрих-кодом или универсальным кодом продукта (UPC Universal Product Code), применяется для обновления данных по физическим запасам путем считывания штрих-кодов кассовыми аппаратами, связанными с компьютером, по мере продажи единиц товара.

Использование штрих-кодов получило распространение во всех типах компаний розничной торговли, а также на производственных предприятиях и в лечебных учреждениях.

Некоторые точки розничной торговли используют систему непрерывного учета запасов для отслеживания фактического движения запасов и систему периодического учета запасов для составления финансовой отчетности.