Average Time to Issue Invoices

Описание

Финансовый отдел может оказать значительное влияние на сроки поступления денежных средств, если он способен быстро обрабатывать первичные документы.

Если этот критически важный этап задерживается, время, необходимое клиентам на утверждение и оплату закупки, тоже увеличится.

KPI обработки первичных документов можно рассмотреть на примере инвойсов, хотя концепция показателя применима, и к другим документам, срок оформления которых критически важен.

Задержка в выставлении инвойсов может привести к тому, что денежные потоки компании сожмутся, что по крайней мере, уменьшит процентный доход, который финансовый отдел может заработать на своих избыточных денежных средствах.

По этим причинам среднее время, необходимое для оформления и согласования инвойсов, должно постоянно контролироваться.

Формула

Вычесть сроки отгрузки из сроков выставления инвойсов, для каждого инвойса; суммировать полученный временной лаг для всех инвойсов за отчетный период.

Затем разделить результат на общее количество выставленных инвойсов. Выходные и праздничные дни могут быть включены или исключены из расчета, в зависимости от акцента компании на выдачу инвойсов в эти традиционно нерабочие дни.

Кроме того, показатель можно изменить, включив в него только 10-20% инвойсов с самыми длинными задержками, что фокусирует внимание руководства на худших проблемах.

Расчет:

\( \dstl {
\Large \substack {
\text{Сроки выставления инвойсов} \\ - \\
\text{Сроки отгрузки} }
\over
 \text {Количество выставленных инвойсов}
} \)

(Сроки выставления инвойсов - Сроки отгрузки) /
Количество выставленных инвойсов

Пример

Компания-импортер японских товаров с трудом успевает оформлять инвойсы вовремя, что приводит к задержке платежей клиентов. Контролер считает, что проблема заключается в медленной передаче документов из складского отдела в отдел учета.

Контролер решает использовать среднее время обработки инвойсов, чтобы подчеркнуть серьезность проблемы. Она делает случайную выборку из пяти отгрузок и связанных с ними инвойсами, как показано в таблице ниже:

Номер заказа

Дата отгрузки

Дата инвойса

Задержка в днях

101

1/05

1/10

5

105

1/17

1/23

6

110

2/11

2/15

4

112

2/16

2/21

5

120

2/22

2/29

7

Общее количество дней, необходимых для выставления счетов, составляет 27 (итог по столбцу «Задержка в днях»).

После деления этой цифры на количество выставленных инвойсов получается результат:

27 / 5 = 5,4

Контролер может сделать еще один шаг и рассчитать денежную, которую в противном случае можно было бы инвестировать в течение этих 5,4 дней, и которая представляет собой упущенный инвестиционный доход.

Меры предосторожности

Как указано выше, расчет можно изменить, за счет выходных или праздничных дней, поскольку они могут привести к чрезмерному промежутку времени между отгрузкой и выставлением инвойсов.

Например, если отдел доставки отгружает товар в конце дня перед трехдневным отпуском, то отдел бухгалтерского учета не успеет обработать документы на эти отгрузки до следующего рабочего дня.

Поэтому либо исключите эти дни из расчета, либо исходите из того, что инвойсы будут выдаваться даже в праздничные и выходные дни.