Количество учетных операций на одного сотрудника

Transactions Processed per Person

Описание

В бухгалтерии крупной компании основная часть персонала занята обработкой различного вида учетных операций, таких как биллинг, денежные поступления и платежи поставщикам.

Если уделяется мало внимания повышению эффективности этих базовых функций, то компании приходится оплачивать труд гораздо большего количества персонала, чем в сопоставимых финансовых отделах конкурирующих компаний.

Показатель количества обработанных учетных операций на одного человека можно применить к любым повторяющимся транзакциям и отслеживать его динамику на линии тренда, чтобы увидеть изменения в эффективности в этих областях.

Формула

Разделите общее количество транзакций, обработанных в течение отчетного периода, на количество штатных сотрудников, занятых полный рабочий день, необходимых для завершения транзакций (FTE, эквиваленты полной занятости).

Расчет:

\( \dst {
\Large \substack{
\text{Общее количество} \\
\text{обработанных транзакций} }
\over
\Large \substack{
 \text {Количество} \\
 \text {эквивалентов полной занятости,} \\
\text{необходимых для завершения транзакций} }
} \)

Общее количество обработанных транзакций /
Количество эквивалентов полной занятости,
необходимых для завершения транзакций

Альтернативой является использование количества компонентов транзакций в числителе (например, количество отдельных бухгалтерских проводок или первичных документов), на том основании, что некоторые учетные операции требуют гораздо больше действий, чем другие.

Этот вариант особенно полезен при измерении производительности отдельных сотрудников.

Пример

Компания содержит большой штат для обработки тысяч инвойсов, которые она выставляет своим клиентам. Контролер хочет повысить эффективность функции обработки заказов и решает отследить количество обработанных транзакций биллинга на одного сотрудника.

Контролер хочет проанализировать динамику эффективности на линии тренда за последние три месяца. Расчет приведет в таблице.

Контролер правильно выбрал область для улучшения, так как показатель свидетельствует о том, что уровень эффективности снижается.

Вероятная причина заключается в том, что в феврале в отдел наняли сотрудника с неполной занятостью, уровень эффективности которого, вероятно, ниже, чем у более опытных коллег, которые проработали там дольше.

Контролер, вероятно, может улучшить показатель эффективности, сосредоточившись на обучении персонала, чтобы можно было исключить дополнительную позицию с неполной занятостью.

Меры предосторожности

KPI количества учетных операций на одного человека не очень эффективен, если компания настолько мала, что у нее нет обособленных отделов, которые занимаются исключительно конкретными видами транзакций, такие как расчеты с поставщиками.

Если штатный сотрудник должен выполнять различные виды транзакций, становится трудно четко определить время, затрачиваемое на каждый тип транзакций.

Еще одна проблема заключается в том, что показатель не должен использоваться на итоговом уровне для расчета среднего количества нескольких типов транзакций за один период измерения.

Хотя это может показаться на первый взгляд разумным методом оценки общего уровня эффективности персонала, показатель предполагает, что совокупность транзакций остается неизменной из периода в период.

На самом деле пропорции разных типов транзакций постоянно меняются, поэтому в течение одного периода требуется один объем трудоемких транзакций, а в следующем - другой.

Это приводит к показателю эффективности, который не выявляет релевантной информации.