Девять способов улучшения управления капиталом и инвестициями

Во всех отраслях руководители высшего звена знают, что разумное управление капиталовложениями означает улучшение денежного потока, более быстрый рост и конкурентные преимущества. Тем не менее, многие организации борются с управлением расходами в сотнях или даже тысячах проектов и в результате не получают существенного роста и прибыльности.

Руководители могут разблокировать стоимость компании и улучшить общую капиталоемкую эффективность, освоив девять практик и внедряя комплексное приложение для управления капиталом.

1. Сделайте портфель капиталовложений приоритетом.

Эффективность капиталовложений может оказать огромное влияние на стоимость организации, может стимулировать рост и увеличить общую доходность инвестированного капитала. Лучшие компании используют четкую стратегию распределения капитала для создания выигрышных портфелей. Они связывают стратегические императивы с целевым портфелем капиталовложений, устанавливают и связывают цели для роста и повышения производительности и для поддержания капитальных затрат.

Например, когда одна из ведущих компаний применила интегрированный взгляд на свой портфель капиталовложений, она обнаружила, что значительная часть проектов была классифицирована как «нормативная», что привело к искажению оптимального сочетания портфеля. В результате портфель был переполнен инвестициями, которые не обеспечивали возврат наличных средств или повышение операционной стабильности.

Осознав это, менеджеры переоценили портфель, проект за проектом, и удалили дискреционные элементы, которые были включены в нормативные требования. Высвободив капитал таким образом, они смогли больше тратить на другие приоритеты, генерирующие денежные средства, такие как повышение надежности сети.

2. Задумайтесь о коллективной организации.

Несмотря на увеличение количества междисциплинарных мероприятий, повторяющиеся капитальные проекты часто по-прежнему представляют собой решение инженера по бизнес-проблеме. Следовательно, дизайн этих проектов часто переоценивается по техническим и коммерческим признакам.

Тем не менее, поиск проектных идей экспертами по бизнесу, включая проектирование, операции и закупки, может привести к лучшему мышлению и помочь задействовать больше коммерческих ресурсов, чтобы портфель был лучшим для бизнеса, а не только с технической точки зрения. Цифровые инструменты, управляющие капиталовложениями в масштабах всей компании, могут облегчить это сотрудничество, улучшить прозрачность и обзорные проверки.

Эффективные системы совместной работы предоставляют коллегам всю информацию, необходимую им для отслеживания деятельности проекта, продуктивные диалоги и перекрестный обмен лучшим практическим опытом.

3. Установите четкие инвестиционные цели и сравните даже кажущиеся несопоставимыми проекты.

Большинство организаций классифицируют потенциальные инвестиции как качественно, так и количественно. Качественные инвестиции обычно включают стратегические проекты или проекты, которые отвечают новым стандартам или нормативным требованиям. Большинство количественных инвестиций имеют четкие финансовые цели.

Менеджеры должны иметь возможность сравнивать и расставлять приоритеты по принципу «яблоки к яблокам» - даже по разным категориям. Одна химическая компания вынудила руководство сравнивать количественные факты с качественным рейтингом своего портфеля.

Обсуждение привело к информированным компромиссам по категориям производительности, роста и обслуживания, увеличив чистую приведенную стоимость портфеля (NPV) более чем на 30 процентов.

4. Проводите бизнес-кейсы для каждого проекта несколько раз на протяжении всего жизненного цикла.

Каждое предложение по проекту должно включать подробное обоснование, объяснение альтернатив и расчет ожидаемой отдачи или качественной выгоды, времени, контекста и риска. Каждый аспект, вероятно, будет развиваться по мере формирования портфеля.

Стандартная модель или система для определения источников стоимости каждого проекта помогает уменьшить неопределенности, устранить когнитивные предубеждения и создать эмпирическую основу для оптимизации портфеля. Во всех отраслях, сеансы очистки и оптимизации обычно приводят к сокращению расходов на непрофильные проекты на 10-30%.

5. Используйте ROI в течение всего жизненного цикла инвестиций

Компании должны иметь возможность отслеживать рентабельность инвестиций (ROI) в течение жизненного цикла проекта, особенно при планировании портфеля или годового бюджета и снова при рассмотрении официальных запросов на утверждение.

Хотя первоначальный процесс составления бюджета должен определять наиболее ценные проекты, формальный анализ позволяют менеджерам переоценивать приоритеты и понимать ранг каждого проекта по мере его развертывания. Расчет ROI также имеет решающее значение в анализах после завершения проекта, чтобы понять, насколько каждая инвестиция соответствует ожиданиям и улучшить будущие результаты.

Правильный анализ ROI может истощать ресурсы, поскольку для этого часто требуется финансовая поддержка. Ведущие компании применяют стандартные показатели и расчеты, проверяя их силами "проектных команд". Лучшие инструменты автоматически вычисляют ROI в течение всего инвестиционного процесса, уменьшая ошибки, увеличивая прозрачность и освобождая время для менеджеров проектов и финансовых отделов.

6. Оптимизируйте согласование и принятие решений.

Ответственные лица, утверждающие капитальные затраты, должны решать три вопроса при оценке запросов:

• Превышает ли запрос на финансирование пороговые значения?
• Есть ли средства для инвестиций в этот проект сейчас?
• Насколько привлекателен этот проект по сравнению с другими?

Ответы на эти вопросы могут потребовать времени, что задерживает ценные проекты. Чтобы инвестировать в наиболее привлекательные проекты и постоянно попадать в цель, старшие менеджеры должны быстро и легко оценивать каждое предложение с учетом положения капитала по сравнению с бюджетом и альтернативами.

Решение должно быть упорядочено. Многие организации требуют, чтобы слишком много сотрудников или отделов «консультировались», непреднамеренно предоставляя им власть с правом вето.

7. Прогнозируйте чаще, чтобы добиться тактических сдвигов

Многие менеджеры строят процесс прогнозирования в отдельной электронной таблице. Это способ почти гарантирует, что прогнозы устареют к тому времени, когда их видит старший менеджмент. Сокращение этого цикла требует нескольких дополнительных улучшений:

• Фактические данные должны автоматически поступать в систему управления капиталом, чтобы руководители проектов могли легко и часто обновлять прогнозы, а прогнозные расчеты должны быть автоматическими.
• Прогнозы должны составляться систематически и стандартизованно, должны быть доступны с любого устройства или из любого местоположения, чтобы обеспечить эффективное сотрудничество.
• Руководство должно действовать быстро, основываясь на этих частых прогнозах в реальном времени, которые выталкивают тактические решения как можно дальше.

Поскольку компании используют цифровые инструменты для обеспечения более частой отчетности и прогнозирования, они должны работать параллельно, чтобы стать более гибкими и эффективными.

8. Внедряйте единый кросс-платформенный подход.

Большинство организаций одобряют и отказывают в проектах с помощью пользовательского приложения, в то время как фактические данные находятся в системе планирования ресурсов предприятия, а данные бюджетирования, прогнозирования и рентабельности инвестиций - в серии электронных таблиц.

Менеджеры, которые должны перемещаться по нескольким отчетам и базам данных, могут не иметь под рукой точной перспективы портфеля, что уменьшает их способность инвестировать в наиболее привлекательные проекты.

Такие компании преодолевают эти ограничения, внедряя систему управления капиталом и портфелем, которая унифицирована в течение жизненного цикла инвестиций, с начала проекта до его завершения. Это может принести пользу другим функциям.

Например, когда глобальный производитель развернул единый цифровой инструмент для бюджетирования и одобрения проектов, он добился видимости капитальных затрат по всей организации и позволил команде цепочки поставок выявить значительные возможности для экономии.

9. Примите культуру непрерывного совершенствования.

Чтобы максимизировать стоимость своих капиталовложений, организациям необходимо идентифицировать прошлые ошибки и правильный курс. В этом может помочь четко определенный путь к успеху.

Если инвестиционные цели являются явными и поддерживаются сверху вниз, менеджеры знают, что им нужно сделать, чтобы добиться успеха, а культурные изменения могут быть относительно безболезненными.

В одной компании лидеры приняли механизм выделения проектов в графиках и бюджетах, определив формальный процесс контроля за каждым проектом независимо от того, насколько он мал, и отслеживания рентабельности инвестиций в рамках проектного и бюджетного циклов, чтобы оперативно проводить сравнения.

Используя этот подход, одна нефтегазовая компания стабильно сокращала бюджеты капитальных расходов на несколько процентных пунктов в течении нескольких лет после ступенчатого изменения производительности.

Поскольку компании сосредоточены на повышении доходов и прибыли, система управления капиталом и инвестициями с цифровым управлением может быстро помочь улучшить финансовые результаты принятие решений, чтобы сегодняшние проекты были приоритетными и отбирались с учетом оптимальной бизнес-цели.

Улучшение управления капитальными затратами более тесно увязывает инвестиции со стратегией организации и уменьшает масштабы конкуренции между проектами в борьбе за финансирование. Кроме того, оно позволяет руководителям проектов быстрее принимать решения на основе фактов и дает старшим руководителям больше времени для сосредоточения внимания на стратегических вопросах.

По нашему опыту, большинство организаций могут внедрить гораздо более эффективный процесс управления проектами в течение четырех-шести месяцев, и в течение года проектные и портфельные улучшения NPV составят более 10 процентов.