Организация работы с кадровой документацией: как организовать КЭДО?
Как перевести кадровые заявления в электронный вид, настроить согласование, работу с 1С, электронные подписи и хранение документов по требованиям ТК РФ.
Кадровые заявления можно перевести в электронный вид и не дублировать на бумаге, если работодатель внедрил кадровый электронный документооборот по правилам ТК РФ. Это позволяет сотруднику подавать заявление из личного кабинета, руководителю – согласовывать его онлайн, а кадровой службе – получать сведения без бумажных папок и пересылки сканов.
Например, 1С:Кабинет сотрудника позволяет сотруднику взаимодействовать с кадровой службой через личный кабинет и передавать сведения в связанную систему 1С. При этом полностью отказаться от бумаги по всем кадровым процессам нельзя: для некоторых документов ТК РФ сохраняет отдельный порядок.
Почему бумажные заявления усложняют работу кадровой службы?
При бумажном процессе сотрудник составляет заявление, передает его руководителю, затем документ поступает кадровику, а сведения заносятся в программу вручную. Если работник находится в другом городе или работает удаленно, к этому добавляется пересылка оригиналов или сканов.
С ростом штата проблема становится заметнее. Кадровый специалист тратит время не столько на само оформление, сколько на поиск заявления, проверку статуса согласования и повторный ввод данных. Электронное делопроизводство позволяет объединить эти действия в одном процессе.
Какие заявления можно перевести в электронный вид?
Через КЭДО (Кадровый электронный документооборот) можно работать со многими заявлениями и сообщениями, предусмотренными трудовым законодательством. На практике в первую очередь автоматизируют наиболее частые обращения: отпуск, изменение персональных данных, запросы справок и другие типовые кадровые операции.
При этом ТК РФ прямо исключает из общего режима КЭДО отдельные документы. Согласно статье 22.1 ТК РФ, правила электронного кадрового документооборота не применяются к трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности, акту о несчастном случае на производстве, приказу об увольнении, а также документам, подтверждающим прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемым работником.
Поэтому до внедрения нужно не просто решить «перевести кадры в цифру», а определить конкретный перечень документов, которые предприятие будет оформлять электронно.
Как выглядит процесс на примере заявления на отпуск?
Рассмотрим типовой сценарий. Сотрудник открывает личный кабинет, выбирает заявление на отпуск и указывает даты. Ему не нужно скачивать шаблон, заполнять его вручную и искать руководителя для подписи.
После отправки заявление поступает руководителю подразделения. Руководитель проверяет даты и согласовывает обращение. Затем сведения получает кадровик, проверяет их и использует для оформления кадрового документа в 1С. Если система связана с учетной программой, даты и данные сотрудника не приходится вводить повторно.
В результате один процесс выглядит так:
- сотрудник создает заявление в личном кабинете;
- руководитель получает его на согласование;
- кадровый специалист проверяет сведения;
- данные используются для оформления операции в 1С;
- сотрудник видит результат и статус обращения.
Здесь автоматизация не заменяет специалиста. Она убирает передачу бумаги, ручной поиск документа и повторное заполнение одинаковых реквизитов.
Вам нужен 1С Ка6инет сотрудника, если ведется кадровый учет в 1С и есть сотрудники.
Как настроить единый порядок работы?
До запуска нужно описать движение каждого вида заявления. Для компании важна прежде всего организация работы с документами в кадровом делопроизводстве: кто создает обращение, кто его согласовывает, кому оно поступает после согласования и какое действие должно быть выполнено в учетной системе.
Не стоит делать отдельный маршрут для каждого подразделения без необходимости. Чем меньше исключений, тем проще обучать персонал и контролировать работу.
Особенно важно заранее определить сроки. Например, если заявление должно быть обработано до расчета отпускных, маршрут должен учитывать время, необходимое кадровой службе и бухгалтерии.
Что требуется для законного перехода на КЭДО?
Основные правила установлены статьями 22.1–22.3 ТК РФ. Работодатель вправе использовать собственную информационную систему либо цифровую платформу «Работа в России».
Для внедрения КЭДО нужно принять локальный нормативный акт. По статье 22.2 ТК РФ в нем указывают используемую информационную систему, перечень электронных документов, категории работников, срок уведомления персонала и дату начала электронного взаимодействия. При наличии выборного органа первичной профсоюзной организации учитывается его мнение в предусмотренном ТК РФ порядке.
Отдельно утверждается порядок электронного документооборота. В нем можно закрепить сроки подписания и ознакомления, порядок инструктажа сотрудников и случаи, когда конкретные документы оформляются на бумаге.
Нужно ли получать согласие сотрудников?
По общему правилу переход действующего работника на КЭДО требует письменного согласия. Если человек не согласился, это не может быть основанием для его увольнения или других негативных последствий.
Есть исключение: согласие не требуется от работников, которые приняты после 31 декабря 2021 года и на 31 декабря 2021 года не имели трудового стажа. Это прямо предусмотрено статьей 22.2 ТК РФ.
Поэтому при запуске системы кадровой службе нужно разделить работников по правовому статусу и определить, от кого требуется согласие.
Как подписываются электронные документы?
Правила зависят от вида документа и используемой системы. Статья 22.3 ТК РФ предусматривает разные варианты электронной подписи, включая усиленную квалифицированную, усиленную неквалифицированную и в отдельных случаях простую электронную подпись.
Для наиболее значимых документов требования строже. Например, при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, внесении изменений в них, применении дисциплинарного взыскания и уведомлении об изменении условий трудового договора работодатель при использовании своей информационной системы применяет усиленную квалифицированную электронную подпись.
Поэтому при настройке КЭДО сначала определяют перечень документов, а затем для каждого вида проверяют требуемый способ подписания.
Как подавать заявления и получать документы?
Статья 22.3 ТК РФ прямо разрешает работнику направлять предусмотренные трудовым законодательством заявления, уведомления и сообщения через информационную систему работодателя либо через платформу «Работа в России», если работодатель использует ее для КЭДО.
Такие заявления считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после отправки. Это важное правило: электронная система должна позволять установить факт и время направления обращения.
Для заявления о выдаче документов, связанных с работой, действует отдельное правило статьи 62 ТК РФ. Работодатель должен предоставить документы или их заверенные копии не позднее трех рабочих дней со дня обращения.
Как хранить электронные кадровые документы?
Отказ от бумажного экземпляра не отменяет обязанность хранить документ. По статье 22.3 ТК РФ работодатель должен обеспечивать сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле.
Поэтому при выборе системы важно проверить не только удобство подачи заявлений. Должны быть предусмотрены архив, сохранение подписей, разграничение прав доступа и возможность получить документы в дальнейшем.
Кадровые материалы содержат персональные данные, поэтому доступ к ним получают только сотрудники, которым он необходим для выполнения обязанностей. После увольнения или изменения должности права доступа нужно пересматривать.
Как связать заявления с 1С?
Наибольший эффект возникает, когда личный кабинет не существует отдельно от кадровой программы. Если после электронного заявления кадровик все равно вручную переносит фамилию, даты и другие реквизиты в 1С, организация экономит только на бумаге.
При интеграции сведения поступают в связанную систему и используются при подготовке кадровой операции. Специалист сохраняет контроль: проверяет заявление и принимает решение о дальнейшем оформлении, но не перепечатывает уже введенную сотрудником информацию.
Для удаленного персонала и филиалов это особенно удобно. Все работники используют один порядок независимо от места работы, а кадровая служба получает обращения в одной системе.
Как работает 1С Кабинет сотрудника со стороны сотрудников и со стороны работодателей.
Какие ошибки мешают перейти на электронные заявления?
Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за отсутствия правил. Компания запускает личный кабинет, но продолжает принимать те же заявления по электронной почте, в мессенджерах и на бумаге. В итоге кадровику приходится контролировать несколько каналов одновременно.
Вторая ошибка – попытка сразу перевести все кадровое делопроизводство в электронный вид. Практичнее начать с массовых процессов, проверить работу системы и только затем расширять перечень.
Третья проблема – отсутствие инструкций для сотрудников. Даже простой сервис требует короткого объяснения: где создать заявление, как его подписать, где посмотреть статус и кому сообщить о технической ошибке.
Как перейти на электронные заявления поэтапно?
Сначала выберите несколько типовых процессов, например отпуск и запрос справок. Опишите их текущий маршрут и определите, какие этапы можно выполнять через систему.
Затем подготовьте локальные документы в соответствии со статьями 22.1–22.3 ТК РФ, определите перечень участников КЭДО и необходимые виды электронной подписи. После этого настройте маршруты в системе и проведите короткое обучение сотрудников.
Первый месяц лучше использовать как контрольный. Кадровая служба должна увидеть, где заявления задерживаются и какие действия вызывают вопросы. После устранения проблем можно переводить в систему дополнительные виды документов.
Ответы на частые вопросы.
Можно ли полностью отказаться от бумаги в кадровой работе?
Нет. Для большинства документов КЭДО возможен, но статья 22.1 ТК РФ устанавливает исключения, для которых общий порядок электронного документооборота не применяется.
Нужно ли согласие работников на КЭДО?
Для большинства сотрудников с трудовым стажем на 31 декабря 2021 года – да. Для принятых после этой даты работников, у которых на 31 декабря 2021 года трудового стажа не было, согласие не требуется.
Можно ли просто принимать заявления по электронной почте?
Для отдельных видов обращений ТК РФ предусматривает такую возможность, однако полноценное кадровое электронное делопроизводство строится через информационную систему работодателя или платформу «Работа в России» с соблюдением статей 22.1–22.3 ТК РФ.
Нужно ли распечатывать электронное заявление после подписания?
Если документ законно оформлен в рамках КЭДО, общее требование о бумажном дублировании отсутствует. Электронный документ необходимо хранить в установленном порядке.
В чем основная польза для кадровой службы?
Сотрудник сам создает обращение, система проводит его по заданному маршруту, а сведения можно использовать в 1С без повторного заполнения. Это сокращает рутинные действия и делает статус каждого заявления прозрачным.